Problemi applicativi e responsabilità dell'amministratore in tema di sito internet condominiale.

Le spese per l'attivazione e la gestione del sito internet sono poste a carico dei condomini.

 

Su richiesta dell'assemblea, che delibera con la maggioranza di cui al secondo comma dell'art. 1136 del codice, l'amministratore è tenuto ad attivare un sito internet del condominio che consenta agli aventi diritto di consultare ed estrarre copia in formato digitale dei documenti previsti dalla delibera assembleare. Le spese per l'attivazione e la gestione del sito internet sono poste a carico dei condomini.

 

 

Tanto dispone l'art. 71-bis delle disposizioni di attuazione del codice civile, introdotto ex novo dalla legge n. 220/2012 (Legge di riforma del condominio).

La nuova disposizione offre la possibilità (non è un obbligo) di attivare un sito internet per consentire di gestione il condominio in maniera trasparente, semplice e veloce sfruttando i moderni mezzi informatici. Ma c'è anche l'altra faccia della medaglia. L'utilizzo del web pone delicati problemi di tutela della riservatezza dei condomini, anche in considerazione del fatto che la norma non fa cenno ai contenuti del sito, rinviando alle determinazioni assunte dall'assembleare con la delibera di attivazione del sito.

È quanto mai necessario, dunque, individuare i dati che possono (e non possono) essere pubblicate online, nonché adottare una serie di accorgimenti tecnici per garantire la riservatezza dei dati trattati, in conformità alla normativa vigente.

 

 

 

Il contenuto del sito

La legge non dispone nulla rispetto al contenuto del sito, lasciando all'assemblea dei condomini il compito di individuare, con la stessa deliberazione di attivare del sito internet, i documenti e le altre eventuali informazioni da pubblicare sul web.

È opportuno ricordare innanzitutto che, ai sensi del comma 2 dell'art. 1129 c.c., l'amministratore deve comunicare il locale ove si trovano i registri di anagrafe condominiale, dei verbali delle assemblee, di nomina e revoca dell'amministratore e di contabilità, nonché i giorni e le ore in cui ogni interessato, previa richiesta all'amministratore, può prenderne gratuitamente visione e ottenere, previo rimborso della spesa, copia da lui firmata. L'attivazione del sito internet potrebbe rappresentare una modalità di attuazione della nuova disposizione: l'assemblea potrebbe infatti disporre che l'amministratore metta a disposizione online i registri e le informazioni previste dall'art. 1129.

Fermo restando tale obbligo, il sito internet potrà contenere, tra gli altri, i seguenti documenti:

  • il regolamento di condominio (se esistente);
  • copia dei verbali delle assemblee e dei bilanci;
  • i rendiconti delle spese deliberate;
  • le tabelle millesimali di ripartizione delle spese;
  • i documenti contabili relativi alle gestioni delle spese, come fatture e pagamenti di imposte;
  • l'eventuale programmazione periodica della manutenzione di impianti e parti comuni;
  • i registri di cui all'art. 1130, nn. 6 e 7, sopra indicati;
  • la documentazione relativa al conto corrente condominiale
  • recapiti dell'amministratore ed eventualmente dei condomini che abbiano rilasciato la liberatoria all'utilizzazione.

 

 

 

La riservatezza dei condomini

L'elenco meramente esemplificativo dei possibili contenuti del sito internet mette subito in luce il problema della tutela dei dati personali. È evidente, infatti, che un uso inappropriato del web può ledere la privacy dei condomini. Quali sono i limiti che l'assemblea incontra nel determinare il contenuto del sito? E quali sono le garanzie di sicurezza che ciascun condomino può pretendere?

Il Garante per la privacy, nel suo vademecum “Il condominio e la privacy”, ha fornito alcune indicazioni specifiche sull'utilizzo del sito internet condominiale.

L'Autorità ha precisato che l'amministratore dovrà rendere accessibili con questa modalità solo i documenti adottati dall'apposita delibera assembleare, ad esempio i dati contabili e i verbali approvati. Solo le persone che ne hanno diritto possono consultare ed estrarre copia dei documenti condominiali. Di conseguenza, devono essere previste delle procedure, ad esempio l'autenticazione tramite password individuale, che consentano l'accesso sicuro a tali documenti digitali.

È necessario prestare particolare attenzione nel caso in cui siano trattati, tra l'altro, i dati sensibili, come quelli che si riferiscono alle condizioni di salute o quelli giudiziari. Si applicherà, dunque, la disciplina prevista dal D.lgs. n. 193/2003. È bene ricordare, comunque, che esistono dei dati rispetto ai quali non è possibile opporre il diniego di autorizzazione al trattamento (ossia alla loro comunicazione o comunque accessibilità) perché già pubblici per legge (ad esempio i dati catastali) o comunque necessari per il normale funzionamento della gestione condominiale (ad esempio domicilio per spedizioni e comunicazioni).

In attuazione del Codice della Privacy potrà essere opportuno nominare un responsabile del trattamento dei dati a cui affidare, anche all'esterno, compiti di gestione e controllo del trattamento dei dati. La designazione del responsabile - che è comunque facoltativa - potrà ricadere sullo stesso amministratore di condominio. Il condominio nel suo insieme (l'assemblea dei condomini) assume la funzione di titolare del trattamento, a cui spetta decidere le finalità e le modalità del trattamento dei dati personali.

 

 

 

Le responsabilità dell'amministratore

L'attivazione del sito internet condominiale comporta nuovi compiti (e responsabilità) per l'amministratore di condominio. Questi, anzitutto, in presenza della deliberazione dell'assemblea, è obbligato ad attivare il sito. Inoltre, sarà tenuto a dare piena attuazione alla deliberazione predetta in ordine ai dati e documenti che l'assemblea ritiene di dover pubblicare online. L'eventuale inadempimento può configurare una causa di revoca dell'incarico ex art. 1129 c.c.

In qualità di responsabile del trattamento dei dati (se conferita dall'assemblea) l'amministratore dovrà altresì rispondere di tale trattamento ai sensi dell'art. 15 del Codice Privacy: “chiunque cagiona danni per effetto del trattamento di dati personali è tenuto al risarcimento ai sensi dell'art. 2050 del codice civile". L'art. 2050, per suo conto, delinea la responsabilità per esercizio di attività pericolosa affermando che "Chiunque cagiona danno ad altri nello svolgimento di un'attività pericolosa, per sua natura o per natura dei mezzi adoperati, è tenuto al risarcimento, se non prova di avere adottato tutte le misure idonee a evitare il danno." Da una lettura combinata delle due disposizioni consegue che la prova utile al titolare/amministratore per superare la presunzione di colpa deve consistere nell'aver adottato, precedentemente al verificarsi dell'evento, ossia in maniera preventiva in relazione al rischio specifico gravante sulla propria particolare struttura, tutte le misure idonee atte ad evitare il danno.

Il danno non patrimoniale è risarcibile anche in caso di violazione dell'art. 11 del Codice privacy, ai sensi del quale i dati personali oggetto di trattamento devono essere:

  • trattati in modo lecito e secondo correttezza;
  • raccolti e registrati per scopi determinati, espliciti e legittimi, ed utilizzati in altre operazioni del trattamento in termini compatibili con tali scopo;
  • esatti e, se necessario, aggiornati;
  • pertinenti, completi e non eccedenti rispetto alle finalità per le quali sono raccolti o successivamente trattati;
  • conservati in una forma che consenta l'identificazione dell'interessato per un periodo di tempo non superiore a quello necessario agli scopi per i quali essi sono stati raccolti successivamente trattati

 

 

 

Struttura e caratteristiche tecniche del sito

Tenuto conto delle indicazione del Garante per la privacy, il sito internet condominiale potrà essere strutturato in un parte pubblica e una riservata.

Nell'area pubblica, accessibile da chiunque anche esterno al condominio, potranno essere inserite informazioni di carattere pubblico e di interesse generale: ad esempio il norme e l'ubicazione del condominio, i numeri utili di fornitori e manutentori come l'idraulico, l'elettricista, il giardiniere, da poter contattare direttamente anche in assenza dell'amministratore.

All'interno della parte riservata, alla quale potranno accedere solo i condomini effettuando il login con username e password riservate, dovranno essere inseriti i documenti indicati dall'assemblea al momento dell'attivazione dei sito, contenenti dati personali dei singoli condomini riservati e protetti per la privacy e, dunque, accessibili singolarmente solo da questi.

Tra le possibili funzioni aggiuntive del sito, è consigliabile l'attivazione di una o più caselle di posta elettronica certificata per le comunicazioni relative, ad esempio, alle convocazioni delle assemblea, secondo le nuove disposizioni introdotte dalla legge di riforma, con un notevole risparmio sulle spese postali. Si potrebbe pensare anche alla possibilità di procedere al pagamento online delle spese condominiali mediante carta di credito o paypal.

Un'altra funzione utile può essere la creazione di un blog o chat accessibili dai condomini con le proprie credenziali personali per esporre idee, reclami, suggerimenti su interventi di manutenzione urgenti o su altri possibili punti all'ordine del giorno della prossima assemblea.

Infine, è quanto mai opportuno creare un “pannello di controllo” con accesso riservato al solo amministratore e/o ad altri soggetti interessati (ad esempio, il webmaster) per l'inserimento dei dati e dei documenti, l'aggiornamento del sito, ecc.

 

 

 

Chi paga?

Le spese per l'attivazione e la gestione del sito internet sono poste a carico dei condomini. Le spese dovranno tener conto del costo di progettazione e realizzazione del sito e del canone per la gestione annuale.

La prima voce, in particolare, potrà variare a seconda del numero dei condomini, della complessità grafica del sito e del numero e qualità della funzioni aggiuntive richieste. Molte sono le offerte presenti su internet che permettono di creare autonomamente un sito web in maniera veloce e con un spesa contenuta. Tuttavia, la creazione di un sito di una certa complessità come quello condominiale richiedere una serie di attività complesse, dalla gestione del dominio all'aggiornamento del sito, dalla grafica alla cura dell'area riservata, che suggeriscono di affidarsi a professionisti o società che offrono questo tipo di servizi.

 

 

 

 

 

dell'Avv Giuseppe Donato Nuzzo Fonte  condominioweb.com